Bachelor Office Manager

Organiser et ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants, afin d’assurer la coordination des activités de la structure
Gérer le système d’accueil des clients, fournisseurs et visiteurs, en contribuant à l’image positive de la structure
Conduire les appels téléphoniques et le traitement des courriers, afin d’assurer une transmission fluide des informations internes et externes
Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment et les espaces de travail, afin de garantir un environnement de travail efficace et fonctionnel
Veiller à la mise en place et au respect des procédures d’entretien, de circulation et d’évacuation, afin de garantir la sécurité des locaux et de leurs utilisateurs
Sélectionner ou renouveler les prestataires de l’organisation, dans une démarche économique, environnementale et RSE
Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires, afin d’optimiser la qualité des services et les coûts

Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseurs et des prestataires, dans le respect des budgets et des contrats signés
Assurer l’interface entre l’expert-comptable ou le service comptable et les interlocuteurs internes et externes, afin de garantir la transmission des informations comptables et administratives
Participer à l’élaboration des budgets prévisionnels, en identifiant les dépenses et les recettes des différents services
Assurer le suivi et le contrôle des budgets, en lien avec l’expert-comptable ou le service comptabilité, afin de réaliser un reporting financier auprès de la direction

Accompagner les entrées et les sorties des collaborateurs, dans le respect des formalités administratives obligatoires
Assurer la gestion quotidienne du personnel, dans le respect de la réglementation sociale et de la convention collective en vigueur
Mettre en œuvre les étapes du processus d’embauche des équipes salariales, en lien avec la direction et dans le respect du droit du travail
Organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs, afin de faciliter leur prise de poste et leur bien-être au travail
Planifier la formation des équipes, en favorisant la montée en compétences et la gestion des carrières
Organiser des actions de cohésion des équipes, afin de développer la motivation des collaborateurs et la culture d’entreprise

Diffuser des informations pertinentes auprès des collaborateurs, afin de relayer la stratégie de la direction et soutenir le développement de l’organisation
Organiser la communication externe et la présence de la structure sur les réseaux sociaux, afin de développer sa notoriété
Coordonner les projets transversaux internes, en créant du lien entre les équipes et la direction
Optimiser l’accès et l’utilisation du système d’information et des technologies de la structure, afin de favoriser la productivité des équipes dans une démarche de RSE
Appliquer et faire appliquer la politique de protection des données personnelles, dans le respect de la réglementation RGPD